Wirtualne biuro (ang. Virtual Office), inaczej e-biuro (ang. e-office) jest to usługa, która polega na przekazaniu minimalnych danych potrzebnych do rejestracji Twojego przedsiębiorstwa z wykorzystywaniem adresu kontrahenta.  Takie rozwiązanie jest szczególnie dedykowane osobom, które:

  1. dopiero rozpoczynają działalność biznesową i nie dysponują dużymi środkami,
  2. prowadzą usługi na niewielką skalę,
  3. zamierzają przystosować nowe usługi,
  4. zamierzają świadczyć w przyszłości,
  5. chcą prowadzić działalność w obcym państwie,
  6. chcą mieć adres w dobrej dzielnicy, a nie stać ich na wynajęcie biura w dobrej lokalizacji.

E-biuro pozwala oszczędzać Twój kapitał na takie wydatki jak wynajęcie powierzchni czy pracowników biurowych. W zależności od możliwości finansowych, jakimi dysponujesz, możesz dobierać usługi tak by odpowiadały Twoim potrzebom.

Wirtualne biuro poza wynajmem adresu mogą zapewniać również:

  1. indywidualne numery telefoniczne
  2. odbiór telefonów i faksów
  3. odbiór i przesyłanie korespondencji
  4. odbiór i obsługę skrzynki mailowej
  5. obsługę prawną i księgową
  6. przechowywanie dokumentów
  7. rejestrację podmiotów gospodarczych w KRS, US, ZUS, GUS
  8. wsparcie księgowe, prawne, informatyczne
  9. założenie rachunku firmowego
  10. skrytkę pocztową
  11. wynajem sal na spotkania biznesowe
  12. dobór optymalnej lokalizacji na nową fabrykę, oddział, sklep lub biuro
  13. tworzenie biznesplanów
  14. wsparcie doradcze w różnych dziedzinach
  15. wyrabianie pieczątek, wizytówek i innych elementów systemu identyfikacji wizualnej
  16. wynajem biurek dla freelancerów lub na coworking

Zakres usług ustalasz indywidualnie w zawieranej umowie z kontrahentem.

Dla tych, którzy wolą sprawdzone i pewne metody mamy przykład polskiej linii orzeczniczej. Naczelny Sąd Administracyjny wydał w 2014 roku wydał orzeczenie (II FSK 3549/13), w którym stwierdza, że: „(…) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych)”.  Orzeczenie zostało wydane po tym, jak Urząd Skarbowy kwestionował możliwość rejestrowania działalności poprzez e-biuro. Takie stanowisko sądu pozwala stwierdzić, że wirtualne biuro ma już swój przyczółek w polskim prawie i pozwala na jego dalszy rozwój.

Kontynuując wątek prawny, należy pamiętać, że wirtualne biuro nic nie wnosi w kwestii podatkowej. To znaczy, że mimo rejestracji firmy pod adresem e-biura, podatki dochodowe czy VAT będziecie rozliczany z Urzędem Skarbowym względem swojego miejsca zamieszkania, a nie firmy.

Autor tekstu:

Damian Karchut

Komentarze